A YOUTH2YOUTH TÁRSADALMI
INNOVÁCIÓS VERSENY ÜZENŐFALA...

Jajjistenem, micsináljak? – avagy: hogyan is néz ki egy közösségi akció?

Olvasmány 2014.09.12

Egy közösségi akció megszervezése valójában egy projekt, így ugyanolyan lépésekből, mérföldkövekből áll.

Ha még soha életedben nem vettél részt egy projekt megvalósításában, akkor rögtön eláruljuk: tévedsz. Valószínűleg több tucat projekten vagy már túl, csak nem tudsz róla.  Egy hétvégi családi ebéd elkészítése, egy baráti nyaralás leszervezése, a szobád kifestése, és tulajdonképpen bármilyen olyan tevékenység, aminek van célja, értékelhető eredménye, és több lépésből áll, projektnek nevezhető.

 

A projektmenedzsment – bár egyetemeket oktatják, és egy különálló szakma, tehát semmiképp sem szeretnénk bagatellizálni – közel sem olyan bonyolult, mint az asztrofizika, de legalább annyira hasznos. Szerintünk a projektmenedzsment egyfajta strukturált gondolkodásmód, egy vezérfonal arra, hogyan jutunk el a legegyszerűbben A-ból B-be, ahol B annyira van távol a kiindulóponttól, hogy eléréséhez mindenképp fel kell állnunk a fotelből.

 

A Youth2Youth versenyben teljesítendő közösségi akció is ilyen: fel kell állni, átlépni a küszöböt, és tenni valami hasznosat másokért, amiből tanulhatunk. De mégis hogyan kezdjünk neki? Na, ezen a ponton jönnek jól a projektmenedzsment lépései.

 

Projekt 9 lépésben

 

Csapat – minden a csapattal kezdődik el, elvégre mi voltunk itt előbb, és csak aztán a projekt. Egy együttműködő, ütőképes csapat a siker egyik feltétele, ezért ha még nem volt időnk igazán összekovácsolódni, megismerni egymás erősségeit és idegesítő szokásait egyaránt, akkor érdemes erre is időt szánni. A csapatépítésre szánt energia soha nem vész el, csak átalakul… például egy szuper projektté!

 

Célok meghatározása – mielőtt világmegváltó lelkesedésünkben már rohannánk is a tettek mezejére, egy dolgot mindenképp érdemes tisztázni: tulajdonképpen miért is csináljuk ezt az egészet? Ez amolyan projektmenedzsmentes blablának hangzik, pedig a célok lefektetésére tényleg van értelme energiát szánni. A projekt ugyanis a bizonytalanságkezelés egyik szinonimája: amikor semmi sem úgy működik, ahogy elképzeltük, vagy zavartan ülünk egy holtponton, na, akkor jó, ha van valami, amibe kapaszkodhatunk. És a célok ilyenek. Nemcsak a projekt elején, vagy a teljes összeomlás idején jönnek jól a célok, hanem a végén is, amikor föltesszük magunknak a kérdést: hogy sikerült? Elvégre nagy boldogság megérkezni Prágába, de ha mi eredetileg Párizsba indultunk, akkor mindjárt más a helyzet…

 

Ötletelés – ha már tudjuk, hogy mit szeretnénk és azt is, hogy miért, akkor elszabadulhat az ötlettornádó. Az ötletelésnek és inspiráció-gyűjtésnek számos módja és technikája van, és egy aranyszabálya:  amikor ötletelünk kapcsoljuk ki az agyunk kritikus, „á-ez-tiszta-hülyeség” típusú ítéletekért felelős részét, és adjunk szabad folyást a legőrültebb felvetéseknek is.

 

Tervezés – említettük, hogy a projektmenedzsment egyúttal bizonytalanság-menedzsment is. De még akkor is megéri egy átgondolt tervvel nekifognunk, ha előre tudjuk, hogy mindent nem tudhatunk előre. Munkafázisok, feladatok, felelősök, határidők: ezek a tervezés alapegységei, amiket érdemes leírnunk, akkor is ha fegyelmezett és katonás projektmegvalósítók vagyunk (ha pedig nem vagyunk azok, akkor pláne…)

 

saas-project-management

 

Bevonás – egy közösségi akcióhoz emberek kellenek: megvalósítók és résztvevők. Egyrészt be kell tudnunk vonni azokat, akikért az egészet tesszük, tehát kell egy stratégia arra, hogy megszólítsuk a célcsoportot. Másrészt egy projekt megvalósítása közben könnyen kiderülhet, hogy szükségünk van segítségre (például önkéntesekre, támogatókra, szakértelemre), amihez szintén képesnek kell lennünk bevonni másokat.

 

Forrásteremtés – egy közösségi akció megszervezése nem feltétlenül tőkeigényes tevékenység (sőt, kifejezetten nem szokott az lenni), de előfordulhat, hogy az ötletünk megvalósításához mégis szükségünk lesz támogatásra. Itt nem csak pénzügyi hozzájárulásra gondolhatunk, nagy segítséget jelenthetnek a „természetbeni” felajánlások is (pl. eszközök, szolgáltatások formájában). Érdemes tehát kitalálnunk egy stratégiát arra, hogy fogunk támogatókat, szponzorokat megnyerni az ötletünknek.

 

Megvalósítás – végre akcióban! És bár a megvalósítás csak egy sokadik pont a listában, mégiscsak hatalmas jelentősége van, elvégre ezért vagyunk itt. Egy, a világot négy sarkából kiforgató innováció és egy remek ötlet között éppen csak a megvalósítás a különbség.

 

Értékelés – bármilyen projekten dolgozunk is, a végén nem érdemes megspórolni a folyamat lezárását, a reflexiót. Különösen igaz ez a Youth2Youth közösségi akcióira, hiszen a versenynek ebben a szakaszában a tapasztalatszerzés, tanulás fontos cél. Utóbbihoz elengedhetetlen a folyamat végiggondolása, a tanulságok megfogalmazása.

 

Megünneplés – meglepő módon ezt a legkönnyebb elfelejteni. A projektmegvalósítók klasszikus hibája, hogy egy projekt befejezésekor máris fejest ugranak a következőbe, anélkül, hogy egy pillanatra megállnának, és egyszerűen csak örülnének. Egy projekt végén sok okunk lehet az örömködésre: mert megcsináltuk, mert sikerült, mert elértük, amit akartunk, vagy mert tanultunk valamit, vagy egyszerűen túléltük, és most már tudjuk, legközelebb mit fogunk másképp csinálni. Szóval ezt a részt semmiképp se hagyjátok ki!

 

Takács Viktória