A YOUTH2YOUTH TÁRSADALMI
INNOVÁCIÓS VERSENY ÜZENŐFALA...

Összefoglaló az első szakmai konzultációról

Olvasmány 2015.02.09

„Nem könnyű fába vágja a fejszéjét az, aki egy társadalmi innováció pénzügyi stratégiáját akarja megtervezni, ugyanis itt egy szokványos pályázattal szemben nincsenek korlátok: a projektek mérete a pár százezrestől egészen a sokmilliósig is terjedhet.” – ezzel a gondolattal nyitott Oliveira de Jesus Andrea és Hámori Zoltán, a DIA munkatársai január 30-án, az első Youth2Youth szakértői konzultáción a DocuArtban.

 

A téma fontosságát az adta, hogy a Y2Y verseny során a megoldási tervek értékelésekor a megvalósíthatóság terültén 20 pont szerezhető (a 90-ből), és ez nagyobbrészt a pénzügyi tervezés alaposságán múlik.

 

A szakemberek álláspontja szerint akkor érdemes nekiállni a pénzügyek megtervezésének, ha már rendelkezünk egy többé-kevésbé kidolgozott ötlettel, de legalábbis tudjuk, hogy kikkel, mikor, milyen konkrét tevékenységet szeretnének megvalósítani. Ugyanis ezek a szempontok fogják alapvetően meghatározni, hogy az ötletünknek milyen költségvonzatai lesznek.

 

A végleges költségvetés értelemszerűen a megálmodott terv típusától függ, nincsenek megszabva a határai. Míg egy társadalmi vállalkozás elindításához reális lehet egy 4-5 millió forintos indulótőke (persze ez is nagyban függ a termék vagy szolgáltatás típusától), addig egy sokéves, strukturális változásokat hozó, átfogó közpolitikai program akár a sokszázmillió forintos nagyságrendet is elérheti.

 

Egy dolgot azonban minden Y2Y csapatnak szem előtt kell tartania a pénzügyi táblázatok kitöltésekor: bár ezek nagyon hasonlítanak egy valós pályázathoz, mégsem azok, hanem azt a célt szolgálják, hogy a bírálók számára bizonyítsák, a csapat által kidolgozott terv a pénzügyi szempontok terén is átgondolt és megtervezett. Azaz a kérdés nem az, hogy a csapat zsebében van-e egy közpolitikai projekthez szükséges 150 millió forint, hanem az, hogy látják-e, milyen kiadásokkal kellene számolni, ha a tervet szeretnénk megvalósítani.

 

Most pedig lássuk, milyen költségvetési kategóriák szerepelnek a pénzügyi táblázatban, és ezek pontosan mit is takarnak.

 

1. Kutatás
Ezen soron csak és kizárólag kutatással kapcsolatos költségek tüntethetőek fel. Tehát ha a megoldáshoz szükséges egy profi kutatócég megbízása, akkor az ő költségük itt megjeleníthető. Viszont ha a kutatást a csapat maga tervezi elvégezni, és ehhez például telefonos közvetéleménykutatást szeretne megvalósítani, akkor az ezzel járó telefonköltség már nem a kutatási, hanem az adminisztrációs költségek közé tartozik. Miért? A válasz egyszerű: nem az a mérvadó, hogy miért telefonáltunk, hanem hogy mi fog szerepelni a számlán. Az a számla (költség), amin olyasmi szerepel, mint kutatás, kérdőívezés, fókuszcsoport-interjú, piackutatás…stb, kutatási költség. Amin nem ilyen tétel szerepel, az nem tartozik ide. Elsőre talán furcsának tűnik, de a pénzügyes logika már csak ilyen!
Egy érdekes kérdés merült fel a konzultáción arról, hogyan kell feltűntetni azt a „kutatást”, amit jó esetben a csapatok megtesznek maguk, hogy feltérképezzék az övékhez hasonló, már létező projekteket? A válasz az, hogy leginkább sehogy. Hiszen annak a tevékenységnek, amellyel kapcsolatban nem merül fel költség a csapat számára, annak nincs pénzügyi vonzata sem.

 

2. Marketing és kommunikáció
Az ide sorolható költségek listája eléggé hosszú, tekintettel arra, hogy ma már számtalan eszköz és lehetőség áll rendelkezésre ahhoz, hogy népszerűsítsük az ötletünk, és elérjük a célcsoportot. Ide sorolhatóak a különféle grafikai munkák (például ami egy honlap vagy plakát megtervezéséhez kell), a weboldalhoz szükséges domainregisztráció, és tárhelybérlés, de a hirdetések, a nyomtatás (amennyiben az valamilyen kommunikációs anyag, más esetben inkább adminisztráció), és PR költségei is. Nehéz minderről a teljesség igényével pontos listát adni, ugyanis tényleg sokféle költség tartozhat ide. A legjobb, ha minden esetben felteszitek magatoknak a kérdést, hogy mi a költség célja? Ha erre az a válasz, hogy kommunikáció, akkor azt itt kell feltüntetni.

 

3. Személyi költségek
Ide tartozik minden olyan költség, amit valós személyeknek kellene kifizetni. Ez lehet munkabér, vagy valamely szolgáltatás (pl. tanácsadás, oktatás, projektmenedzsment, stb.). Sokan nem gondolnak rá, de például az önkéntesek munkaórái is személyi költségnek számítanak, azonban ezt nemcsak nem a kiadási oldalon kell feltűntetni, hanem a bevételek táblázatban is. Arra, hogy az önkéntes munkaórákat hogyan kell „beárazni” nincs egyértelmű általános szabály, lehet egy átlagos óradíjjal kalkulálni, esetleg a mindenkori minálbér összegével is, de úgy is gondolkodhatunk, hogy kiszámoljuk, mennyibe kerülne az a munka, amit az önkéntesek fognak elvégezni, ha valakit meg kellene bíznunk vele, és ki kellene fizetnünk.

 

4. Eszközök
Az eszközök tekintetében két megközelítési mód lehetséges. Az egyik – ezt az egyszerűség kedvéért nevezzük könyvelői megközelítésnek – azt mondja, hogy eszköz kategóriába csak a nagyértékű, tartós cikkek kerülhetnek, mint amilyen például egy laptop, egy diktafon, vagy egy fénymásoló. Ennek az a magyarázata, hogy könyvelési szempontból ezek azok az eszközök, amelyek leltárba vehetőek. Mivel azonban a Y2Y-ban nem egy könyvelés vezetését kell megterveznetek, élhettek egy másik megközelítéssel is – amit most nevezzünk projekt megközelítésnek -, amely szerint ide sorolható minden olyan tárgy, amire szükség van a megvalósításhoz a filctolltól a celluxgurigán át a projektorig.

 

5. Utazás
Ez talán a leginkább egyértelmű kategória, hiszen ide tartoznak a vonatjegyek, buszjegyek, az autós utazás üzemanyagköltsége.

 

6. Szállás és étkezés
Szintén közérthető sor, talán egyedül az a kérdés, vajon mennyivel kell/érdemes számolni, hiszen a szolgáltatások árai széles skálán mozognak. Erre nincs egzakt válasz, inkább irányelv: a szükséges minőséget az elérhető legalacsonyabb áron. Pl. ha egy közpolitikai projektben terveztek egy reprezentatív vacsorával, ahová szeretnétek vendégül látni az országban szolgálatot teljesítő nagyköveteket, akkor természetesen a „szükséges minőség” más, amint amikor egy nyári tábor étkezési költségeit tervezitek.

 

7. Terembér és irodabérlés
A terembér egyszeri vagy többszöri (de semmiképp sem folyamatos) költség, amely akkor merül fel, amikor a megvalósítás része például egy rendezvény, amelynek helyszínt kell szerezni. Ehhez képest az irodabérlés egy folyamatos és állandó költség, amellyel akkor érdemes tervezni, ha valóban indokolt egy állandó helyiség fenntartása az ötlet megvalósíthatósága szempontjából.

 

8. Adminisztrációs költségek
Ide sorolható minden, ami a projekt dokumentumainak adminisztrálásához szükséges: könyvelő, villanyszámla, telefonszámla, ha az Eszközök esetében a könyvelői megközelítés mellett döntöttetek, akkor itt tudjátok a kisebb értékű tárgyakat is feltüntetni.

 

9. Egyéb
Minden ide tartozik, aminek nem találtatok helyet máshol.

 

Végezetül lássunk néhány releváns és gyakran ismételt kérdést a pénzügyi tervezéssel kapcsolatban.

 

Mennyire legyen részletes a költségvetés?

A cél az, hogy a bíráló el tudja dönteni, az adott költség indokolt- vagy sem, tehát semmiképp se összevonva adjuk meg az egyes sorok értékeit. Például a marketing és kommunikáció soron nem elegendő annyit írni, hogy marketing költség 1.000.000 forint, hiszen ezalapján eldönthetetlen, hogy ez az összeg valóban indokolt-e, mert nem derül ki, hogy egyetlen honlap költségéről, vagy egy többhónapos PR kampányról van-e szó. Másrészt a pénzügyi táblázatnak átláthatónak kell maradnia, tehát nem érdemes a tételeket egészen az áfáig lebontani, mert az szintén lehetetlenné teszi a bíráló számára a megértést.

 

Mi számít indokolt költségnek?

Az indokoltság rendkívül fontos szempont, hiszen ez teszi hitelessé a tervet, de ez tervenként és ötletenként nagyon változó lehet. Vegyünk például egy laptopot. Ha a költségvetésben egy notebookra 500.000,- forintot tüntettek fel – hacsak a projekt nem egy kifejezetten nagy teljesítményű számítógépet követel – minden bizonnyal felüláraztátok. Ugyanakkor egy nagyteljesítményű gép is lehet indokolt tétel, ám ennek a leírásból egyértelműen ki kell derülnie. Az indoklásban minden fontos információt meg kell adni, hogy a tétel érthető legyen, de csak annyit és nem többet. Nézzünk egy példát: személyi költségek esetén terveztek 100.000 forint összegű csapatépítéssel. Ez most sok vagy kevés? Attól függ! Ha az indoklásban az szerepel, hogy ez egy tréner félnapos munkáját jelenti, amelyben egy ötfős csoport számára tart tréninget, akkor sok. Ha az indoklásból az derül ki, hogy 30 fő vesz részt a csapatépítésben amelyet egy teljes napon át két tréner tart, akkor az már reálisabb, sőt, kifejezetten baráti áron van. :) Tehát az indoklásból egyértelműen ki kell derülnie, hogy pontosan hány embernek, mennyi idő, hány szolgáltató, milyen egységáron, ill. mihez szükséges az adott költség. Kerüljétek tehát a „barokk körmondatokat”, helyette fogalmazzatok célratörően és tömören!

 

Hogyan kell kitölteni a bevételek táblázatát és a cash-flowt?

A költségvetési táblázat rákérdez az elképzelhető bevételekre is (kivételt képez a társadalmi vállalkozások esete, erről alább olvashattok), méghozzá két helyen is. Egyrészt az űrlap része a „bevételek” című táblázat, ahol összegezve kell feltüntetni, hogy milyen forrásból lehetne finanszírozni a megoldási tervet, illetve az egyes források pontosan mekkora pénzügyi összeget takarnak. A „kiadások” című táblázatban pedig a „Források” oszlopban lehet feltüntetni, hogy az adott kiadást mely bevételből lehetne finanszírozni.

 

A társadalmi vállalkozások esetén bevétel táblázatot nem találtok, helyette ki kell töltenetek egy cashflow táblázatot. A kiadások táblázatban a társadalmi vállalkozás szükséges induló tőkéjét kell kiszámolnni addig a pontig, amíg várhatóan bevételt kezd el termelni a vállalkozás. Ez lehet 1 hónap, de akár 6 is, vagy egy egész év. Ha kiszámoltátok az összeget, akkor képzeljétek el, hogy ez az összeg a rendelkezésetekre áll az induláshoz. Hogyan költenétek el, és milyen ütemben termelnétek bevételeket? Erről szól a cashflow táblázat. Többen félreértették, ezért mindenképpen itt is leírjuk, hogy ennek a táblázatnak az 1. hónapja nem januárt jelenti, hanem a vállalkozás életének első hónapját (ami éppenséggel lehet akár november is, ha november alapítják)

 

Az 1. hónap nyitó egyenlege – ideális esetet feltételezve – az induláshoz szükséges tőke. Ebből kell levonni az első hónap kiadásait, hozzáadni az esetleges első havi bevételeket, ebből jön ki a záró összeg. Az első hónap záró összege a második hónap nyitó összege. A záró összeg nem mehet mínuszba, mert ez azt jelenti, hogy abban a hónapban több költséged keletkezne, mint amennyi pénzed egyáltalán van.

 

Mind a cashflow, mind a bevételek táblázat esetében ne felejtsétek el, hogy azoknak összhangban kell lennie a kiadások táblázattal. Tehát ha egyszer a kiadások oldalon feltűntetettek  800.000 forint költséget, akkor a bevételek oldalon ugyanennyi forrást is kell megmutatnotok. A cashflow esetében is igaz az, ha 800.000 forint az induló tőkéd, akkor abból nem tudsz elkülteni 1,2 millót, csak akkor, ha közben keletkezik bevételed a vállalkozásból.

 

Zárásképpen azt tudjuk mondani, hogy a pénzügyi tervezés egy egészen másfajta gondolkodásmód, mint amit megszoktunk, éppen ezért nem könnyű feladat. De kétségkívül nem árt megtanulni és próbálgatni, mert minden bizonnyal eljön még az a pont az életünkben, amikor azt gondoljuk majd, „milyen jó, hogy nekünk ezt egyszer valaki megtanította…”

 

 

– Lacus –